Spis z natury, czyli szczególna odmiana inwentaryzacji środków trwałych

W każdym legalnie działającym przedsiębiorstwie, inwentaryzacja środków trwałych musi być przeprowadzona w sposób zgodny z aktualnymi wytycznymi prawa rachunkowego. Jedną z metod jej realizacji, jest tak zwany spis z natury. Na czym on polega i dlaczego jest to najpopularniejszy wariant przeprowadzania inwentaryzacji?

Duże środki trwałe, małe problemy

Jeśli struktura przedsiębiorstwa składa się w dużej mierze ze środków trwałych, to przeprowadzenie inwentaryzacji tą metodą, znacznie skraca procedurę dostosowania stanów księgowych do stanu rzeczywistego majątku. Z metody tej korzysta się wówczas, gdy wspomniane środki trwałe mają formę policzalną i mierzalną.

Oczywiście nie można zapominać o podstawowych, obowiązujących tu zasadach. Pierwszą – a zarazem najważniejszą – jest kwestia zdefiniowania środków trwałych. O ile ich charakter (czas rozliczenia dłuższy niż rok) jest wszystkim dobrze znany, to nie każdy wie, że mowa tu o środkach, których wartość to co najmniej 10 tysięcy złotych.

Jak przeprowadza się taką inwentaryzację?

Proces spisu z natury jest bardzo prosty i polega na zwykłym przeliczeniu poszczególnych aktywów. Oczywiście w dokumentacji wszystko musi być dokładnie zdefiniowane. Dlatego poszczególne elementy majątku, muszą posiadać ściśle określone kody. To właśnie na ich podstawie będzie zliczany majątek firmy, gdyż każdy z kodów, będzie przypisany do wybranego artykułu.

Taka inwentaryzacja środków trwałych powinna mieć miejsce w programie komputerowym, w którym uaktualnia się stany poszczególnych struktur majątkowych. Najlepiej, jeśli narzędzie to jest zsynchronizowane z oprogramowaniem, które obsługuje konta księgowe. Wtedy można łatwo sprawdzić, czy zapisy te są ze sobą zgodne.

Dlaczego jest to takie ważne?

Dane z inwentaryzacji zostają powiązane z zapisem kont księgowych, a te muszą być ujęte w bilansie przedsiębiorstwa. Dokument ten ukazuje całą strukturę nie tylko samego majątku, ale i jego źródeł finansowania. Oznacza to, że zapisy te muszą być ze sobą zgodne, gdyż w przeciwnym razie sugerują one, że poszczególne środki trwałe zostały nabyte nielegalnie.

Podsumowując, spis z natury to najpopularniejsza forma inwentaryzacji środków trwałych w przedsiębiorstwie. Jej unikanie grozi poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi. W spisie z natury – w przeciwieństwie do innych metod – bardzo ważna jest dokładność przeprowadzanych obliczeń w terenie. Dzięki temu można mieć pewność, że cały bilans zamknie się w ściśle określonym wymiarze i nie będzie budził jakichkolwiek wątpliwości.