Czym jest mapowanie procesów?

W każdym przedsiębiorstwie mają miejsce różne działania, które służą osiągnięciu głównych celów organizacji. Działania te nazywane są procesami, a ich graficzne przedstawienie w powiązaniu z innymi określa się mapowaniem procesów.

Po co mapuje się procesy?

Procesy powinny być mapowane, ponieważ dzięki temu zrządzanie firmą jest łatwiejsze. Wiadomo jak przebiegają poszczególne działania, gdzie mogą się pojawić problemy oraz jak je rozwiązać. Łatwiejsze jest też wdrożenie nowych pracowników, którzy z góry mogą zobaczyć jak przebiegają poszczególne działania w firmie i określić czego mogą się spodziewać, z kim się kontaktować i jak sprawnie działać.

Jak mapuje się procesy?

Do mapowania można podejść w sposób tradycyjny – wziąć kartkę i ołówek, a później wszystko rozrysować. Być może sprawdzi się to w małych przedsiębiorstwach, gdzie procesów jest niewiele, ale w większych i korporacjach trudno sobie to wyobrazić – procesów jest zbyt wiele, często są one bardzo skomplikowane i mają wiele kroków, więc łatwo o pomyłkę przy próbie takiego rozrysowania, a i kartka ma swoją ograniczoną powierzchnię, co nie ułatwia sprawy. Dlatego też powstały Programy do mapowania procesów, dzięki którym mapowanie w większych przedsiębiorstwach jest to łatwiejsze.

Jak pomagają programy do mapowania procesów?

Na rynku dostępnych jest wiele programów do mapowania procesów. Mają różne funkcje, dlatego też trzeba je analizować pod kątem własnych potrzeb. Większość programów do mapowania procesów pozwala na opisanie całego działania od rozpoczęcia procesu, przez wszystkie szczeble do ostatniego kroku lub podjęcia decyzji. Pozwalają mapować w różnych kolorach, komórki mają różne kolory, dzięki czemu cały proces mapowania jest łatwiejszy, a po zakończeniu go łatwiej odnaleźć się na wykresie. Programy te często podpowiadają kolejne kroki, pozwalają też na wyedytowanie procesu, co jest szczególnie ważne, jeśli zajdzie w nim jakaś zmiana lub przy pierwszej próbie o czymś się zapomni. Mapowanie w programach jest też o tyle pomocne, że łatwiej upowszechnić w sposób czytelny wszystkie informacje dotyczące działań firmy oraz poprosić o konsultację osób pracujących w danym dziale i procesie przy tworzeniu grafiki.